De gegevens van de openbare instellingen worden opgeslagen in bestanden per trimester en per instelling. Omdat de RSZ en de RSZPPO (daarna DIBISS en nu deel van de RSZ) gegevens leveren op kwartaalbasis, werd ervoor gekozen om de gegevens in het DWH AM&SB ook te stockeren per kwartaal. Voor de instellingen die hun data niet op kwartaalbasis leveren gebeurt het toewijzen aan het juiste kwartaal aan de hand van de begin- en einddatum van de periode waarop de data betrekking hebben. Sommige bestanden op jaarbasis worden echter niet opgesplitst in kwartalen.
Voor iedere persoon worden de persoonskenmerken zoals geslacht, geboortedatum, nationaliteit enz. opgezocht in het Rijksregister of KSZ-register. Deze gegevens m.b.t. de persoonskenmerken worden gestockeerd in een apart bestand en hebben betrekking op 1 januari van het jaar erop. Dit bestand bevat tevens de gegevens van de personen die op 1 januari op hetzelfde adres wonen als de personen die terug te vinden zijn in de trimestriële bestanden van de openbare instellingen die dataleverancier zijn aan het DWH AM&SB. Op die manier kunnen de gezinnen worden afgebakend.Vanaf 1 januari 2006 zijn alle inwoners van België opgenomen in het bestand.